IRODA-AUTOMATIZÁLÁS

Workflow

Feladatok létrehozása, kiosztása, hozzájuk erőforrások rendelése, a határidők, a végrehajtás állapotának figyelemmel kísérése, felelősök számonkérése. Munkafolyamatok automatizálása, vezérlése.
Iktatás és iratkezelés

Kimenő és bejövő illetve belső iratok, levelek, faxok központi nyilvántartása. A dokumentumok elektronikus formában való tárolása. Hozzájuk kapcsolódó feladatok, események tervezése, dokumentálása.
Bizonylatigazolás, engedélyezés

Munkatársak által döntésre előkészített bizonylatok (pl. ajánlatok, rendelések, rendelés visszaigazolások, projekt kalkulációk) véglegesítése, elkészítésük, kinyomtatásuk, elküldésük engedélyezése.
Fájlcsatolás

Tetszőleges formátumú fájlok, dokumnetumok csatolása korlátlan számban a rendszerben szinte bárhol, bármihez. Pl. ajánlathoz, rendeléshez, cikkhez, ügyfélhez, kimenő vagy bejövő számlához, feladathoz, projekthez, stb.

WORKFLOW

Iroda-automatizálás

Feladatok létrehozása, kiosztása, hozzájuk erőforrások rendelése, a határidők, a végrehajtás állapotának figyelemmel kísérése, felelősök számonkérése. Munkafolyamatok automatizálása, vezérlése.

Kiemelt funkciók

  • Feladatok, alfeladatok, feladatfolyamatok menedzselése
  • Automatikusan generált vagy egyénileg létrehozható feladatok
  • Feladattípusok és prioritások meghatározása
  • Kapcsolódó dokumentumok nyilvántartása
  • Tervezett kezdési időpont és végrehajtási határidő meghatározása
  • Ellenőrző személy kijelölése, feladatkiosztási és feladattovábbítási funkciók
  • Feladatokhoz kapcsolt erőforrások kezelése, allokálása
  • Készültségi állapotok nyomon követése
  • Tényleges időpontok rögzítése: kezdés, lezárás

IKTATÁS ÉS IRATKEZELÉS

Iroda-automatizálás

Kimenő és bejövő illetve belső iratok, levelek, faxok központi nyilvántartása. A dokumentumok elektronikus formában való tárolása. Hozzájuk kapcsolódó feladatok, események tervezése, dokumentálása.

Kiemelt funkciók

  • Iratkezelés, iktatás és iroda-automatizálás támogatása
  • Kimenő, bejövő és belső iratok, dokumentumok logikus, visszakeresést támogató rendszerben történő tárolása
  • Egységes dokumentumkezelő felületek alkalmazása
  • Korlátlan számú iktatókönyv, szervezeti egység és irattípus kezelése
  • Központosított vagy decentralizált iktatási rendszer kialakítási lehetősége
  • Az iktatott iratokhoz feladatok, határidők, felelősök, erőforrások rögzítése
  • Kapcsolódó objektumok (pl. szkennelt képek, MS Word dokumentumok, Excel táblák, műszaki dokumentumok) beágyazása korlátlan mennyiségben, méretben
  • Exchange integráció
  • Iratkezeléshez kapcsolódó kimutatások (pl. iratok csoportosítása ügyfelek, felelősök, határidők, tárolási helyük szerint)

BIZONYLATIGAZOLÁS,
ENGEDÉLYEZÉS

Iroda-automatizálás

Munkatársak által döntésre előkészített bizonylatok (pl. ajánlatok, rendelések, rendelés visszaigazolások, projekt kalkulációk) véglegesítése, elkészítésük, kinyomtatásuk, elküldésük engedélyezése.

Kiemelt funkciók

  • Ajánlatok, rendelések, szállítói számlák jogosultságtól függő engedélyezése, igazolása
  • Akár többszintű engedélyezési rendszer kialakítása (és/vagy alternatív igazolási kapcsolat egy szinten lévő igazolók között)
  • Feladatok kiosztása iratok javítására, csatolmányok pótlására
  • Igazolók nyomon követése (ki igazolt, kinek kell még igazolnia)
  • Csatolt fájlok iktatás, szállítószámla modulhoz kapcsolásának lehetősége az igazolás közben
  • Igazoló helyettesítésének lehetősége rögzített szabadság/távolléti időszak alatt a helyettes személy kijelölésével

FÁJLCSATOLÁS

Iroda-automatizálás

Tetszőleges formátumú fájlok, dokumentumok csatolása korlátlan számban a rendszerben szinte bárhol, bármihez. Pl. ajánlathoz, rendeléshez, cikkhez, ügyfélhez, kimenő vagy bejövő számlához, feladathoz, projekthez.

Kiemelt funkciók

  • Tetszőleges számú és formátumú fájl, dokumentum csatolásának lehetősége a Vectory különböző ügyviteli, kereskedelmi moduljaihoz kapcsolódóan (pl. rendeléshez, számlához, ajánlathoz, cikkekhez, CRM bejegyzéshez)
  • A fájl elérési útja kerül minden esetben lementésre, így elkerülve a többszöri adattárolást
  • Paraméterezhető, hogy a csatolás az eredeti fájlra vagy annak archivált, jogosultságtól függően bárki számára tetszőleges időpontban hozzáférhető központi változatára vonatkozzon
  • Jogosultsággal szabályozható, hogy a csatolt dokumentumot mindenki vagy csak egy meghatározott személycsoport tagjai láthatják
  • A csatolt dokumentumok az adott helyekről egyetlen kattintással elérhetőek. (pl. az igazolásra váró szállítói számla szkennelt képe megtekinthető az igazoló számára!)

Igényeljen személyes bemutatót!

Bemutatókérés