Kimenő és bejövő illetve belső iratok, levelek, faxok központi nyilvántartása. A dokumentumok elektronikus formában való tárolása. Hozzájuk kapcsolódó feladatok, események tervezése, dokumentálása.
Kiemelt funkciók
Iratkezelés, iktatás és iroda-automatizálás támogatása
Kimenő, bejövő és belső iratok, dokumentumok logikus, visszakeresést támogató rendszerben történő tárolása
Egységes dokumentumkezelő felületek alkalmazása
Korlátlan számú iktatókönyv, szervezeti egység és irattípus kezelése
Központosított vagy decentralizált iktatási rendszer kialakítási lehetősége
Az iktatott iratokhoz feladatok, határidők, felelősök, erőforrások rögzítése
Kapcsolódó objektumok (pl. szkennelt képek, MS Word dokumentumok, Excel táblák, műszaki dokumentumok) beágyazása korlátlan mennyiségben, méretben
Exchange integráció
Iratkezeléshez kapcsolódó kimutatások (pl. iratok csoportosítása ügyfelek, felelősök, határidők, tárolási helyük szerint)
BIZONYLATIGAZOLÁS,
ENGEDÉLYEZÉS
Iroda-automatizálás
Munkatársak által döntésre előkészített bizonylatok (pl. ajánlatok, rendelések, rendelés visszaigazolások, projekt kalkulációk) véglegesítése, elkészítésük, kinyomtatásuk, elküldésük engedélyezése.
Igazolók nyomon követése (ki igazolt, kinek kell még igazolnia)
Csatolt fájlok iktatás, szállítószámla modulhoz kapcsolásának lehetősége az igazolás közben
Igazoló helyettesítésének lehetősége rögzített szabadság/távolléti időszak alatt a helyettes személy kijelölésével
FÁJLCSATOLÁS
Iroda-automatizálás
Tetszőleges formátumú fájlok, dokumentumok csatolása korlátlan számban a rendszerben szinte bárhol, bármihez. Pl. ajánlathoz, rendeléshez, cikkhez, ügyfélhez, kimenő vagy bejövő számlához, feladathoz, projekthez.
Kiemelt funkciók
Tetszőleges számú és formátumú fájl, dokumentum csatolásának lehetősége a Vectory különböző ügyviteli, kereskedelmi moduljaihoz kapcsolódóan (pl. rendeléshez, számlához, ajánlathoz, cikkekhez, CRM bejegyzéshez)
A fájl elérési útja kerül minden esetben lementésre, így elkerülve a többszöri adattárolást
Paraméterezhető, hogy a csatolás az eredeti fájlra vagy annak archivált, jogosultságtól függően bárki számára tetszőleges időpontban hozzáférhető központi változatára vonatkozzon
Jogosultsággal szabályozható, hogy a csatolt dokumentumot mindenki vagy csak egy meghatározott személycsoport tagjai láthatják
A csatolt dokumentumok az adott helyekről egyetlen kattintással elérhetőek. (pl. az igazolásra váró szállítói számla szkennelt képe megtekinthető az igazoló számára!)