IRODA-AUTOMATIZÁLÁS MODUL

Minden vállalatnál tömegesen keletkeznek iratok, dokumentumok, levelek vagy kerülnek feldolgozásra, nyilvántartásra cégen kívülről érkezők. Egy részük papír alapú (levelek, faxok, szerződések, ajánlatok, számlák, szállítólevelek, stb.), más részük elektronikus formában áll rendelkezésre (e-mailek, faxok, csatolmányok, stb.). Ezen dokumentumokkal foglalkozók számára alapvető fontosságú, hogy azokat - a teljes körűség igényét szem előtt tartva – átlátható, logikus rendszerben tárolják, egységes felületen kezeljék. Könnyen meg lehessen bármely dokumentumot találni, egyszerűen át lehessen tekinteni a kapcsolatait, előzményeit, folyományait. Lehetőség legyen a dokumentumok megosztására, hozzájuk feladatok vagy feladatfolyamok legyenek rendelhetők felelősökkel, határ-időkkel, továbbá a dokumentumok sorsa, állapota nyomon követhető, ellenőrizhető, automatizálható legyen. A Vectory Iktatás modulja – a Work-flow menedzsment modullal karöltve – messzemenően eleget tesz ezen elvárásoknak, hiszen kimenő, bejövő és belső iratok, faxok nyilvántartására, tárolására, menedzselésére szolgál. A kapcsolódó dokumentumokkal együtt bármely irat (a kimenő levelezéstől a beérkező szállítói számlákig, ajánlatokig) rögzíthető, tárolható, elektronikus úton továbbküldhető, a csatolmányokkal együtt az adatbázisba integrálható. A papír alapú dokumentumokat lapolvasóval digitalizálva vihetjük be a rendszerbe. A felelősök, határidők nyilvántartása a dokumentumokhoz kapcsolt feladatok révén egyszerűen megoldható. Nem kérdés a Vectory számára, hogy egy dokumentum: 
  • Mikor érkezett vagy került továbbításra?
  • Ki és mikor hozta létre vagy rögzítette, illetve ki, mikor, kitől kapta?
  • Kinek milyen feladata volt/van/lesz vele kapcsolatban?
  • Hol tart az elintézés folyamata, mikor vannak a határidők, ki értük a felelős?